Control de asistencia para pymes: guía para 5 a 30 personas

Tienes 12 personas. Conoces a cada una, sabes quién llega tarde y quién se queda hasta el cierre. Para ti, la asistencia "se controla sola". El problema es que la ley ya no te pregunta si confías en tu equipo: te pide un registro electrónico de la jornada de cada persona, y la multa por no tenerlo no distingue tamaños.

Esta guía es para dueños de negocios de 5 a 30 personas que no tienen departamento de RH y que necesitan resolver esto sin volverse expertos.

¿Me aplica si somos pocos?

Sí. La fracción XXXIV del artículo 132 de la LFT, que agregó la reforma publicada en el DOF el 1 de mayo de 2026, obliga a todo patrón a llevar un registro electrónico de la hora de inicio y de término de la jornada de cada trabajador. No hay excepción por número de empleados. Las disposiciones de la STPS sobre el registro entran en vigor el 1 de enero de 2027.

Y la multa por no llevarlo es de 250 a 5,000 UMA, que con la UMA 2026 va de $29,327.50 a $586,550. Según el artículo 992, si la omisión afecta a varios trabajadores, se aplica por cada uno. La autoridad toma en cuenta, entre otras cosas, la capacidad económica del patrón, pero el piso sigue siendo alto para un negocio chico.

Lo que de verdad necesita un negocio chico

Una empresa grande compra software por funciones. Una pyme lo compra por tiempo: el tuyo. Esto es lo que importa a tu escala:

• Que se configure en un día. No tienes a nadie que dedique un mes.
• Que tu equipo lo entienda solo. Un botón para entrar, otro para salir.
• Que no tengas que comprar aparatos. El celular de cada quien o una tablet que ya tengas.
• Que la cuenta de horas extra la haga el sistema. En 2027 la jornada baja a 46 horas y en 2030 a 40.
• Que tu contador reciba un archivo, no fotos de una libreta.
• Que el precio sea claro, con mínimos y costos de arranque a la vista.

Ejemplo: un taller de 8 personas

Imagina un taller mecánico con 8 personas que trabaja de lunes a sábado, de 9:00 a 18:00, con una hora de comida en la que salen del taller. Son 8 horas diarias, 48 a la semana.

• En 2026: 0 horas extra.
• En 2027: 2 horas extra por persona a la semana (48 − 46), al doble.
• En 2030, con 40 horas: 8 horas extra por persona, si no cambias el horario.

No es que el taller vaya a pagar eso para siempre: es que tiene cuatro años para decidir si ajusta horarios, contrata o paga. Para tomar esa decisión necesita las horas reales. Lo vemos a fondo en jornada de 40 horas para pymes y en el costo de la reforma de 40 horas.

Excel, libreta, reloj o app: qué conviene a tu tamaño

El Excel es la tentación natural porque ya lo tienes. El problema es que cualquiera puede cambiar una celda y nadie se entera. En un juicio, eso pesa. Ver riesgos del control de asistencia en Excel.

Lo mínimo que debes exigir

Aunque seas chico, no negocies estos puntos:

1. La hora la pone el servidor, no el teléfono.
2. Las correcciones dejan rastro: motivo, fecha y quién.
3. Cada persona firma su acuerdo de registro.
4. Puedes sacar un reporte por persona y periodo para la autoridad.
5. Calcula horas extra con la jornada de cada año.
6. Sabes qué pasa sin señal y hay una alternativa que deja rastro.
7. No pide huella ni rostro.
8. Exporta a lo que use tu contador.

La plantilla está en política de asistencia: plantilla.

Errores típicos de las pymes

• "El que checa es el encargado por todos." Es rápido, pero vuelve a ser la palabra de uno sobre la jornada de otros.
• Arrancar sin acuerdos. Si el registro no fue acordado, según lo publicado sobre el decreto no hace prueba plena.
• Pagar horas extra "en bolsa". Un monto fijo semanal sin desglose no te protege si alguien reclama horas específicas.
• Esperar a la inspección. Si llega en febrero, el registro de enero ya tiene que existir.

Implementación en una semana (sí, en una)

Con menos de 30 personas, una semana alcanza:

• Lunes: das de alta tu negocio, tu horario y a tu equipo. Una hora.
• Martes: cada persona recibe su acceso, instala y firma su acuerdo. Explícalo en la mañana, en cinco minutos.
• Miércoles a viernes: checan en el sistema y, si quieres, también en tu libreta, para comparar.
• Sábado: revisas la semana. Corriges olvidos con motivo. Mandas el archivo a tu contador.
• Siguiente lunes: guardas la libreta.

Si algo sale mal, dale otra semana en paralelo. No pasa nada.

Cómo lo cubre Tiko

El plan Esencial de Tiko está pensado para cumplir desde el primer día: app para checar desde el celular, modo kiosco en cualquier tablet, hora del servidor, correcciones con motivo, fecha y autor, acuerdo digital firmado por cada persona y reporte para la STPS en PDF y Excel, para un centro de trabajo. Cada quien ve su semana en la app.

8:57

Mi semana
4 – 9 de enero

44 h 10 mtrabajadas de 46 h

1 h 30 mhoras extra (dobles)

L

M

M

J

V

S

Miércoles10 h 05 m

Martes8 h 40 m

Lunes8 h 55 m

ChecarMi semanaPerfil

El precio de lanzamiento es de $6.60 MXN por persona al mes en plan anual, más IVA, con mínimo de 10 personas; la implementación va sin costo en plan anual. Si tienes menos de 10, pregúntale al asesor cómo queda tu cotización. Si necesitas horas extra calculadas, turnos o exportación a nómina, eso está en el plan Profesional. Todo en precios.

Preguntas frecuentes

¿Somos familia, también se registra?

Si hay relación de trabajo (horario, sueldo, subordinación), sí. La ley no distingue si el trabajador es tu primo.

¿Y si alguien no quiere usar su celular?

Pon una tablet en modo kiosco en la entrada. Checa con número y PIN, y cae en el mismo registro.

¿Cuánto tiempo me va a quitar cada semana?

Lo que tardes en revisar olvidos y mandar el archivo a tu contador. Si el sistema hace las sumas, es cuestión de minutos.

Fuentes

• Ley Federal del Trabajo (Cámara de Diputados)
• Diario Oficial de la Federación
• INEGI: Unidad de Medida y Actualización
• Secretaría del Trabajo y Previsión Social