Control de asistencia en Excel: 7 riesgos con la reforma 2027
Control de asistencia en Excel: por qué una hoja editable te deja expuesto con el registro electrónico de jornada y cómo migrar sin perder tu historial.
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Es viernes, son las siete de la tarde y Laura, encargada de una distribuidora con 18 personas, está pasando a Excel lo que el equipo anotó en la libreta de la entrada. Hay renglones con tachones, dos firmas que se parecen demasiado y un "llegué 8:00" escrito con otra pluma. El lunes empieza otra vez.
Si esto te suena, no estás solo: la hoja de cálculo es la herramienta de control de asistencia más común en negocios chicos porque ya la tienes y no cuesta. El problema es que la reforma laboral de 2026 cambió lo que se espera de ese registro.
¿Qué cambió con la reforma?
La reforma a la Ley Federal del Trabajo publicada en el DOF el 1 de mayo de 2026 agregó la fracción XXXIV al artículo 132. Desde entonces, el patrón está obligado a llevar un registro electrónico de la hora de inicio y de término de la jornada de cada trabajador, y a entregarlo a la autoridad cuando lo pida.
La ley no dice "reloj checador" ni exige huella. Tampoco menciona Excel. Los detalles de cómo debe ser ese registro los fijarán las disposiciones de carácter general de la STPS, que entran en vigor el 1 de enero de 2027. Al cierre de esta nota no se han publicado.
Entonces, ¿un Excel cuenta como "registro electrónico"? Técnicamente es un archivo electrónico. Pero la pregunta útil es otra: ¿te sirve para defenderte? Ahí empiezan los riesgos.
Los 7 riesgos de llevar la asistencia en Excel
1. Cualquiera puede cambiar una hora
Una celda se edita en un segundo y no queda rastro de quién la cambió ni cuándo. Si mañana un trabajador dice que salió a las 21:00 y tu hoja dice 18:00, el juez no tiene cómo saber cuál versión es la buena. Una hoja que se puede corregir sin dejar huella pierde fuerza como prueba.
2. La hora la escribe una persona, no un sistema
En casi todos los Excel la hora llega de segunda mano: de la libreta, de un mensaje de WhatsApp o de la memoria del supervisor. Eso abre la puerta a errores de captura y a la clásica discusión de "yo llegué antes".
3. No hay acuerdo firmado con el trabajador
Según lo publicado sobre el decreto, el registro hace prueba plena en juicio solo si se acredita que fue acordado entre trabajador y patrón. Un archivo que RH llena por su cuenta difícilmente cumple ese requisito. Te lo explicamos en el acuerdo de registro de jornada.
4. Las horas extra se calculan a mano
Con la jornada máxima bajando de 48 a 46 horas en 2027, las fórmulas que funcionaban este año van a dar resultados equivocados el próximo. Y cada error de fórmula se multiplica por cada persona y cada semana.
5. Varios archivos, ninguna verdad
"Asistencia_final_v3_bueno.xlsx" en la compu de RH, otra versión en la del gerente de sucursal y una más en el correo. Cuando llega una inspección o una demanda, nadie sabe cuál es la oficial.
6. Se pierde
Una laptop robada, un disco que falla o una persona que se va y se lleva el archivo. Si no tienes respaldo, pierdes el historial justo cuando lo necesitas.
7. No se puede entregar rápido
La ley pide entregar el registro a la autoridad cuando lo requiera. Armar un reporte limpio de seis meses a partir de veinte pestañas puede tomar días.
¿Cuánto te puede costar?
No llevar el registro se sanciona con multa de 250 a 5,000 UMA (artículo 994, fracción IV Bis de la LFT). Con la UMA diaria de 2026, de $117.31, eso va de $29,327.50 a $586,550. Además, el artículo 992 establece que cuando la omisión afecta a varios trabajadores, la sanción se impone por cada trabajador afectado.
Un Excel no te pone automáticamente en riesgo de multa. El riesgo real es que, si el archivo no es confiable, la autoridad o un juez lo traten como si no tuvieras registro. Para ver el cálculo completo, revisa cuánto es la multa por no registrar la jornada.
Excel contra un registro electrónico de jornada
| Punto | Hoja de cálculo | Registro electrónico con app |
|---|---|---|
| Quién pone la hora | Una persona que captura | El servidor, al momento de checar |
| Cambios | Sin rastro | Cada corrección queda con motivo, fecha y autor |
| Acuerdo con el trabajador | Normalmente no existe | Firmado por cada persona |
| Horas extra | Fórmulas manuales | Se calculan con la jornada máxima del año |
| Reporte para la autoridad | Se arma a mano | Se genera en minutos |
| Respaldo | Depende de quién guarde el archivo | En la nube |
¿Y si tengo pocos empleados?
La obligación del artículo 132 aplica a todos los patrones, sin importar el tamaño. Lo que cambia es la escala del riesgo. Una tienda con 5 personas tiene menos exposición que una planta con 200, pero también tiene menos colchón para pagar una demanda de horas extra.
Si decides seguir con Excel mientras evalúas opciones, al menos haz esto:
- Protege las columnas de hora. Bloquea las celdas con contraseña para que solo una persona pueda editarlas.
- Activa el historial de versiones. Si usas una hoja en la nube, el historial deja ver cambios anteriores. No es perfecto, pero es mejor que nada.
- Anota cada corrección aparte. Una pestaña con fecha, motivo y quién autorizó el cambio.
- Haz que cada persona firme su semana. Imprime el resumen y pide firma. Es engorroso, pero acerca tu registro a algo "acordado".
- Respalda cada semana en un lugar distinto a la computadora de RH.
Cómo migrar de Excel sin volverte loco
Pasar a un registro electrónico no requiere comprar aparatos. Hoy hay apps donde cada persona checa desde su celular con ubicación verificada, o desde una tablet en modo kiosco en la entrada. La hora la pone el servidor y nadie la puede alterar.
Un plan sencillo:
- Semana 1: da de alta a tu equipo y sus horarios. Firma el acuerdo de registro con cada persona.
- Semana 2: corre el sistema nuevo en paralelo con tu Excel. Compara y corrige diferencias.
- Semana 3: deja el Excel como respaldo histórico y trabaja solo con el registro nuevo.
Así se ve, por ejemplo, el comprobante que recibe un trabajador cuando checa con la app checador:
Lo importante es que el cambio esté listo antes del 1 de enero de 2027. Si quieres una lista paso a paso, usa el checklist del registro de jornada 2027.
Preguntas frecuentes
¿Es ilegal llevar la asistencia en Excel?
La ley no prohíbe Excel. Pide un registro electrónico de inicio y término de la jornada que puedas entregar a la autoridad. El problema de una hoja editable es que es difícil demostrar que nadie la alteró y que el trabajador estuvo de acuerdo.
¿Puedo seguir usando Excel después de 2027?
Depende de lo que digan las disposiciones de la STPS, que al cierre de esta nota no se han publicado. Aun si lo permiten, una hoja sin rastro de cambios te deja en desventaja si un trabajador reclama horas extra.
¿Qué pasa con los registros que ya tengo en Excel?
Guárdalos tal como están. Siguen siendo evidencia de periodos anteriores y no conviene editarlos ahora.
Deja el Excel antes de enero
Un asesor revisa contigo cómo llevas hoy la asistencia y te muestra cómo pasar a un registro electrónico con acuerdo firmado, sin perder tu historial.
Hablar con un asesorEsta guía resume la Ley Federal del Trabajo, el decreto publicado en el DOF y lo que han explicado despachos y medios especializados. No es asesoría legal: para decisiones de cumplimiento revisa el texto oficial y las disposiciones de la STPS.
Fuentes
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