Cómo registrar las horas trabajadas de tus empleados, paso a paso

Cómo registrar las horas trabajadas de tus empleados en 7 pasos: qué datos guardar, qué método elegir y cómo dejarlo listo para el registro electrónico 2027.

Actualizado el 8 de noviembre de 2026

Encargada de recursos humanos de una panadería en Guadalajara revisa la asistencia semanal en su laptop junto al mostrador

Es viernes y toca pagar. Alguien dice que el martes se quedó dos horas más. Otro jura que llegó a tiempo el lunes. Tú tienes una libreta con tachones y un grupo de WhatsApp con fotos borrosas. Si esta escena te suena, esta guía es para ti.

Registrar las horas trabajadas no es complicado. Lo difícil es hacerlo igual todos los días, con reglas claras y de una forma que puedas defender después. Y desde la reforma a la Ley Federal del Trabajo de mayo de 2026, además tiene que ser electrónico.

Primero: qué te pide la ley

La fracción XXXIV del artículo 132 de la LFT obliga al patrón a llevar un registro electrónico de la hora de inicio y de término de la jornada de cada trabajador, y a entregarlo a la autoridad cuando lo pida. Las disposiciones de la STPS que detallan cómo hacerlo entran en vigor el 1 de enero de 2027; al cierre de esta nota no se han publicado.

Con eso en mente, vamos a los pasos.

Paso 1: define qué es "una jornada" en tu negocio

Antes de elegir herramienta, escribe en una hoja cómo trabaja tu gente. Parece obvio, pero aquí nacen la mitad de los pleitos.

Horario de cada puesto. ¿Todos entran a la misma hora o hay turnos?
Tipo de jornada. Diurna, nocturna o mixta tienen máximos distintos (8, 7 y 7.5 horas diarias). Lo explicamos en jornada diurna, nocturna y mixta.
Comida o descanso. ¿La persona puede salir del lugar? Si no puede, ese tiempo cuenta como jornada según el artículo 64 de la LFT.
Días de descanso. Al menos uno por cada seis de trabajo.

Paso 2: decide qué vas a registrar

La ley pide inicio y término. Pero si solo guardas eso, te vas a quedar corto para calcular la nómina. Esto es lo que conviene registrar:

Dato	¿Lo pide la ley?	Para qué te sirve
Hora de entrada	Sí	Cumplir y medir retardos
Hora de salida	Sí	Cumplir y calcular horas extra
Quién checó	Implícito (es por trabajador)	Evitar que alguien cheque por otro
Lugar o dispositivo	No	Saber si checó en la sucursal correcta
Salida y regreso de comida	No, pero ayuda	Separar descanso de jornada
Correcciones con motivo	No, pero es clave	Que el registro sea creíble

Paso 3: elige el método

Aquí tienes cuatro opciones típicas. Ninguna es "la correcta" para todos.

Libreta o lista de papel

Barata y conocida. Pero no es electrónica, así que ya no cumple con la ley. Además, es fácil de alterar y difícil de sumar.

Hoja de Excel

Mejor que el papel para hacer cuentas, pero alguien la llena a mano y puede cambiar cualquier dato sin dejar rastro. Como prueba en un conflicto, vale poco.

Reloj checador fijo

Funciona si todos llegan a la misma puerta. Se complica con sucursales, personal en campo o home office.

App en el celular o tablet en modo kiosco

El trabajador checa desde su teléfono o desde una tablet en la entrada. La hora la pone el servidor y RH ve todo en un panel. Es la opción más flexible si tienes más de un lugar de trabajo.

Cocinero de un restaurante teclea su número en una tablet fija junto a la puerta de la cocina al iniciar su turno — En negocios donde no todos usan su celular, una tablet en la entrada resuelve el registro: cada persona teclea su número y su PIN.

Paso 4: cuida tres reglas de oro

Elijas lo que elijas, estas tres reglas hacen la diferencia entre un registro que te protege y uno que te estorba.

La hora no la pone nadie. Ni el trabajador ni RH. Si el registro toma la hora del teléfono, basta con cambiar el reloj del celular. Usa la hora de un servidor.
Cada quien checa por sí mismo. Usuario propio, PIN o verificación de ubicación. Nada de "checa por mí, que voy tarde".
Corregir sí, borrar no. Toda corrección debe guardar qué cambió, por qué, cuándo y quién lo hizo. Así un olvido no se convierte en sospecha. Te explicamos cómo en cómo corregir un registro de asistencia.

Paso 5: firma el acuerdo con cada trabajador

Este paso casi nadie lo hace y es de los más importantes. Según lo publicado sobre el decreto, el registro hace prueba plena en juicio solo si se acredita que fue acordado entre el trabajador y el patrón.

En la práctica: un documento breve donde cada persona acepta el método de registro, cómo se hacen las correcciones y cómo puede consultar sus horas. Firmado y guardado. Tenemos un modelo en el acuerdo de registro de jornada.

Paso 6: revisa todos los días, no solo el viernes

El error más común es mirar el registro solo para la nómina. Para entonces, nadie se acuerda de por qué falta una salida del martes.

Dedica cinco minutos al día a ver:

Quién no ha checado su entrada.
Quién checó fuera de su lugar o de su horario.
Quién lleva la semana cerca del tope de horas.

Un panel de RH te ahorra ese trabajo, porque te muestra las alertas sin que tengas que buscar. En Tiko, por ejemplo, el panel de RH arranca el día con esa vista:

app.tiko.mx/hoy

Hoy

Lunes 11 de enero · todos los centros

Planta Querétaro ▾Exportar

Presentes131de 148 programados

Retardos62 más que el lunes pasado

Faltas114 justificadas

Horas extra semana86 h3 personas cerca del tope

Personas ordenado por entrada

Nombre	Centro	Entrada	Semana	Estado
MLMariana López	Querétaro	08:57	44:10	Presente
JRJorge Ramírez	Querétaro	09:14	46:30	Retardo
ATAna Torres	Centro	08:49	41:05	Presente
LHLuis Hernández	Celaya	—	32:00	Falta
SMSofía Méndez	Celaya	07:58	45:40	Presente

En vivo últimos registros

09:14Jorge Ramírez
Entrada · celular+14 min

09:02Diego Castro
Entrada · kioscoA tiempo

08:57Mariana López
Entrada · celularA tiempo

Horas por día esta semana

Así ve RH el día de hoy: quién ya entró, quién llegó tarde y quién falta por checar, sucursal por sucursal. Ver el producto

Paso 7: suma las horas y cuida el tope semanal

Con el registro limpio, el cálculo es sencillo: salida menos entrada, menos el descanso que no cuenta como jornada. Lo importante es comparar contra el máximo semanal:

2026: 48 horas.
2027: 46 horas.
2028: 44 horas.
2029: 42 horas.
2030: 40 horas.

Lo que pase de ese máximo es tiempo extra, y se paga distinto. Si quieres hacer las cuentas con ejemplos, ve a cómo calcular las horas extra en 2027.

Un ejemplo para aterrizarlo

Imagina una panadería con 9 personas: 6 en producción (entran a las 5:00) y 3 en mostrador (de 8:00 a 16:00). Hasta hoy anotan en una libreta.

Así podría quedar su sistema:

Una tablet en la entrada del obrador para los 6 de producción, que no traen el celular a la mano con las manos llenas de harina.
App en el celular para los 3 de mostrador.
Comida de 30 minutos fuera del local para mostrador, que no cuenta como jornada.
Acuerdo firmado por los 9 antes de diciembre.
La dueña revisa el panel cada mañana y saca el reporte el viernes para pagar.

No necesita más. Lo que necesita es hacerlo igual todos los días.

En resumen

La ley pide registrar electrónicamente la entrada y la salida de cada trabajador; el papel ya no alcanza.
Antes de elegir herramienta, define horarios, tipo de jornada y reglas de comida.
La hora debe venir de un servidor, cada quien checa por sí mismo y las correcciones dejan rastro.
Firma el acuerdo de registro con cada persona: sin él, el registro pierde fuerza como prueba.
Revisa a diario y compara contra el tope semanal (46 horas en 2027).

Arma tu registro de horas con un asesor

Cuéntanos cuántas personas tienes, cuántos lugares de trabajo y cómo registran hoy. En una llamada te proponemos cómo dejarlo listo antes del 1 de enero.

Hablar con un asesor

Esta guía resume la Ley Federal del Trabajo, el decreto publicado en el DOF y lo que han explicado despachos y medios especializados. No es asesoría legal: para decisiones de cumplimiento revisa el texto oficial y las disposiciones de la STPS.