Qué entregar en una inspección de la STPS: ejemplo de visita
Qué entregar en una inspección de la STPS sobre jornada: una visita simulada hora por hora, la lista exacta de documentos y cómo se ve el reporte de registro.
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Son las 9:40 de un martes. En la recepción hay una persona con gafete y un documento en la mano: es una inspección del trabajo. La pregunta que importa en ese momento no es si cumples. Es si puedes demostrarlo en la próxima hora.
Este es un ejemplo simulado de cómo podría ir una visita enfocada en jornada y registro, y qué documentos conviene tener listos para entregar. Las reglas exactas de cada inspección dependen de la orden y del reglamento aplicable; úsalo como guía de preparación, no como protocolo oficial.
La empresa del ejemplo
"Plásticos Tangamanga" es una empresa hipotética de San Luis Potosí con 32 personas: 24 en producción en dos turnos, 5 en almacén y 3 en oficina. Registran entrada y salida en una tablet en la entrada de planta, y los de oficina desde el celular. La gerente de RH es Leticia.
La visita, hora por hora
9:40 — Llegada e identificación
La inspectora se identifica y muestra la orden de inspección. Leticia hace tres cosas:
- Pide ver la credencial y la orden, y anota el número de la orden, la fecha y el nombre de la inspectora.
- Lee el alcance de la orden: qué se va a revisar. En este caso, condiciones generales de trabajo, incluida la jornada.
- Avisa al dueño y, si tienen, a su abogado laboral.
No hay que discutir ni negarse. Tampoco hay que entregar de más: lo que pida la orden.
9:55 — Recorrido
La inspectora pide ver dónde se registra la jornada. Leticia la lleva a la tablet de la entrada de planta y le muestra cómo checa un trabajador: número, PIN y la hora que pone el servidor.
10:15 — Entrevistas
La inspectora platica con tres trabajadores elegidos al azar. Pregunta a qué hora entran, a qué hora salen, si checan y si alguna vez les han cambiado las horas. Las respuestas tienen que coincidir con el registro. Si un trabajador dice "salgo a las 6" y el registro dice 4, hay un problema que ningún documento arregla.
10:40 — Requerimiento de documentos
Aquí es donde se gana o se pierde la visita. La inspectora pide el registro de jornada de un periodo y la documentación relacionada. Leticia entrega lo que tiene listo (ver la lista completa abajo).
Por eso esta parte de la visita es la que más conviene ensayar.
11:30 — Acta
La inspectora levanta el acta con lo que observó. Leticia la lee completa antes de firmar, revisa que lo dicho por la empresa esté reflejado y pide una copia. Si en el acta se otorga un plazo para presentar documentos que no estaban a la mano, lo anota en su calendario ese mismo día.
La lista exacta de documentos
Esta es la carpeta que Leticia tenía lista, física o digital:
| Documento | Qué demuestra | Formato |
|---|---|---|
| Reporte de registro de jornada del periodo pedido | Entrada y salida de cada persona, día por día | PDF o Excel exportado del sistema |
| Historial de correcciones | Quién cambió qué, cuándo y por qué | Incluido en el reporte |
| Acuerdos de registro firmados | Que el registro se acordó con cada trabajador | PDF con constancia de firma |
| Horarios pactados por puesto y turno | Qué jornada debía cumplir cada quien | Tabla o contrato |
| Recibos de nómina del periodo | Que se pagaron horas extra y festivos | CFDI de nómina |
| Contratos individuales | Condiciones de trabajo de cada persona | |
| Reglamento interior de trabajo | Reglas de tolerancia, faltas y correcciones | |
| Aviso de privacidad para trabajadores | Cómo se tratan los datos del registro |
La ley pide entregar el registro a la autoridad cuando lo requiera (artículo 132, fracción XXXIV). El resto de los documentos no forman parte de esa fracción, pero son los que le dan sentido al registro.
Cómo se ve el reporte que entregas
El reporte es la pieza central. Para una persona y una semana, debería verse así:
| Fecha | Entrada | Salida | Horas | Corrección |
|---|---|---|---|---|
| Lun 8 feb 2027 | 6:58 | 15:01 | 8.1 | — |
| Mar 9 feb 2027 | 7:02 | 15:00 | 8.0 | — |
| Mié 10 feb 2027 | 6:57 | 17:05 | 10.1 | — |
| Jue 11 feb 2027 | 6:59 | 15:00* | 8.0 | *Olvido de salida; corrigió supervisor el 12/02, 7:15 |
| Vie 12 feb 2027 | 7:00 | 15:02 | 8.0 | — |
| Sáb 13 feb 2027 | 6:56 | 13:00 | 6.1 | — |
| Total | 48.3 |
Y junto al reporte, lo que se pagó: en este ejemplo, unas 2.3 horas por encima de 46 (2,896 minutos en la semana) que deberían aparecer como horas extra en el recibo de esa semana. Si el registro dice una cosa y la nómina otra, la inspección lo va a notar.
Un sistema de registro debería generar este reporte en un par de clics. Así se ve en el reporte para la STPS:
Reporte de registro de jornada
Art. 132, fracción XXXIV · listo para la autoridadDetalle por persona diciembre
| Nombre | Días | Horas ordinarias | Extra dobles | Extra triples | Acuerdo |
|---|---|---|---|---|---|
| MLMariana López | 26 | 196:00 | 6:30 | 0:00 | Firmado |
| JRJorge Ramírez | 26 | 196:00 | 9:00 | 1:15 | Firmado |
| ATAna Torres | 25 | 188:20 | 0:00 | 0:00 | Firmado |
| LHLuis Hernández | 22 | 170:45 | 2:00 | 0:00 | Firmado |
Lo que complica una visita
En el mismo ejemplo, imagina que Leticia no tuviera todo listo. Estas son las situaciones que más pesan:
- No hay registro electrónico o es una libreta. La reforma pide uno electrónico.
- El registro existe pero no tiene correcciones con rastro. Si las horas se "ajustaron" sin dejar huella, pierde valor.
- No hay acuerdos firmados. Según lo publicado sobre el decreto, sin acuerdo el registro no hace prueba plena.
- Lo que dicen los trabajadores no coincide con el registro.
- El registro muestra horas extra que no se pagaron.
Cualquiera de estas puede terminar en una multa de 250 a 5,000 UMA por cada trabajador afectado (artículos 992 y 994). Con la UMA de 2026, eso va de $29,327.50 a $586,550 por persona. Puedes ver ejemplos con distintos tamaños de empresa en cuánto es la multa por no registrar jornada y calcular tu rango aquí:
De 250 a 5,000 UMA por cada trabajador afectado. La autoridad fija el monto según la gravedad, la capacidad económica y la reincidencia.
Evitarlo con un asesorQué hacer esta semana
- Arma la carpeta con los ocho documentos de la tabla, aunque sea en una carpeta compartida.
- Nombra a un responsable que sepa dónde está todo y que pueda atender una visita.
- Haz el ensayo del consejo de arriba con una persona al azar.
- Compara registro contra nómina de un mes: horas extra registradas contra horas extra pagadas.
- Revisa los acuerdos: ¿todos los trabajadores actuales tienen el suyo firmado?
Para saber qué suele revisar la autoridad en el tema de jornada, ver inspección de la STPS: qué revisan.
Preguntas frecuentes
¿Puedo pedir tiempo para entregar documentos?
Depende de lo que establezca la orden y el acta. Si no tienes algo a la mano, pídelo con respeto y que el plazo quede por escrito en el acta.
¿Tengo que entregar el registro de todos los trabajadores?
Lo que se pida en la orden o en el requerimiento. Por eso conviene que tu sistema pueda filtrar por persona, área y periodo.
¿Desde cuándo pueden revisar el registro electrónico?
La obligación está en la ley desde mayo de 2026. Las disposiciones de la STPS que la detallan entran en vigor el 1 de enero de 2027; al cierre de esta nota no se han publicado.
Arma tu carpeta de inspección con un asesor
Revisamos contigo qué documentos tienes, cuáles te faltan y te mostramos cómo sacar el reporte de jornada de cualquier persona y periodo en minutos.
Hablar con un asesorEsta guía resume la Ley Federal del Trabajo, el decreto publicado en el DOF y lo que han explicado despachos y medios especializados. No es asesoría legal: para decisiones de cumplimiento revisa el texto oficial y las disposiciones de la STPS.
Fuentes
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