Control de asistencia en sucursales: cómo centralizarlo

Tienes seis sucursales en el Bajío. Cada encargado lleva la asistencia a su manera: uno con reloj de huella, otro en una libreta, otro manda fotos al grupo. Cada quincena, RH junta todo, lo pasa a Excel y descubre los retardos cuando ya no hay nada que hacer. Si mañana llega una inspección a una de esas tiendas, ¿qué le enseñas?

El problema de tener muchas sucursales

Con una sola oficina, el control de asistencia es casi un tema de disciplina. Con varias sucursales, es un tema de información. Estos son los síntomas más comunes:

• Cada tienda usa un método distinto. No puedes comparar ni sumar.
• RH se entera tarde. La falta del lunes aparece en la nómina del día 15.
• El encargado es juez y parte. Registra su propia asistencia y la de su equipo.
• El personal se presta entre tiendas y nadie sabe en cuál trabajó cada día.
• Los relojes se descomponen y la tienda pasa dos semanas con libreta.

Desde la reforma publicada en el DOF el 1 de mayo de 2026, este desorden tiene un costo legal. La fracción XXXIV del artículo 132 de la LFT pide un registro electrónico de la hora de inicio y término de la jornada de cada trabajador, y entregarlo a la autoridad cuando lo requiera. No basta con que una sucursal cumpla: la obligación es por persona.

Centralizado o por sucursal: comparación

Hay dos formas de organizarlo:

La versión centralizada no le quita el control al encargado. Le quita el trabajo de juntar datos y deja la regla escrita en un solo lugar.

Qué debe ver RH cada mañana

Si centralizas, la pregunta deja de ser "¿cómo junto los datos?" y pasa a ser "¿qué reviso?". Un buen tablero de asistencia multisucursal muestra, por tienda:

• Quién está presente y a qué hora entró.
• Quién llegó tarde, según la tolerancia que definiste.
• Quién faltó y si hay un permiso o incapacidad registrada.
• Horas acumuladas en la semana, para saber quién se acerca a la jornada máxima.
• Horas extra, para ver quién está cerca del tope semanal.

app.tiko.mx/hoy

Hoy

Lunes 11 de enero · todos los centros

Planta Querétaro ▾Exportar

Presentes131de 148 programados

Retardos62 más que el lunes pasado

Faltas114 justificadas

Horas extra semana86 h3 personas cerca del tope

Personas ordenado por entrada

Nombre	Centro	Entrada	Semana	Estado
MLMariana López	Querétaro	08:57	44:10	Presente
JRJorge Ramírez	Querétaro	09:14	46:30	Retardo
ATAna Torres	Centro	08:49	41:05	Presente
LHLuis Hernández	Celaya	—	32:00	Falta
SMSofía Méndez	Celaya	07:58	45:40	Presente

En vivo últimos registros

09:14Jorge Ramírez
Entrada · celular+14 min

09:02Diego Castro
Entrada · kioscoA tiempo

08:57Mariana López
Entrada · celularA tiempo

Horas por día esta semana

L

M

M

J

V

S

D

Si tu empresa tiene retardos frecuentes, vale la pena tener la política escrita antes de empezar a medir. Lo explicamos en retardos y faltas según la Ley Federal del Trabajo.

Cómo elegir el método de registro por sucursal

No todas las tiendas tienen que registrar igual. Lo importante es que todo llegue al mismo sistema.

Sucursales con mucha gente o mucha rotación

Una tablet en modo kiosco en la entrada de personal. Cada quien escribe su número y PIN. Nadie depende de su celular, y si alguien nuevo entra hoy, puede checar hoy. Mira cómo funciona un kiosco checador.

Sucursales pequeñas (2 a 5 personas)

El celular de cada trabajador, con ubicación verificada al momento de checar. Así no compras ni mantienes equipo en cada local.

Personal que se mueve entre tiendas

Supervisores, cubre-turnos o personal de inventario. Celular, y que el sistema registre en qué sucursal checó cada vez. Así sabes dónde trabajó cada día sin preguntarle.

El préstamo de personal entre tiendas

Es de lo que más se complica en una cadena. Imagina a Ana, que trabaja en la sucursal Centro, pero el jueves cubre la mañana en Celaya porque faltó alguien. Con métodos separados, pasan dos cosas:

• En Centro aparece como falta, porque no checó ahí.
• En Celaya no aparece, porque no está dada de alta en ese reloj.

Resultado: el jueves de Ana no existe en ningún lado, o existe como falta. Si ese día además se quedó tarde, esas horas extra nunca se pagan, o se reclaman después sin forma de comprobarlas.

Con un solo sistema, Ana checa en Celaya con su mismo número o desde su celular, y el registro dice dónde trabajó. Sus horas de la semana se suman completas, sin importar en cuántas tiendas estuvo. Para el encargado de Centro, lo útil es ver que Ana no faltó: estaba prestada.

Paso a paso para centralizar

Un plan de implementación realista para una cadena de 4 a 20 sucursales:

1. Haz un inventario. Cuántas personas tiene cada tienda, qué horarios, qué método usan hoy.
2. Unifica las reglas. Una sola tolerancia de entrada, una sola regla de comida, una sola forma de pedir permisos. Si necesitas un punto de partida, revisa la plantilla de política de asistencia.
3. Firma el acuerdo de registro con cada trabajador. Según lo publicado sobre el decreto, el registro solo hace prueba plena si fue acordado con el trabajador.
4. Empieza con una o dos sucursales piloto durante dos semanas.
5. Capacita a los encargados en lo que van a ver y en cómo corregir un registro olvidado, siempre con motivo.
6. Extiende a todas las tiendas y apaga los métodos viejos. Dos sistemas al mismo tiempo generan registros contradictorios.

Correcciones: el punto débil de las sucursales

En una cadena, el encargado suele ser quien corrige los olvidos de su equipo. Eso está bien, siempre que cada corrección deje rastro:

• Quién la hizo.
• Cuándo.
• Por qué.
• Cuál era el dato original.

Un registro que se puede cambiar sin rastro no protege a nadie: ni al trabajador ni a la empresa. Te contamos cómo hacerlo bien en cómo corregir un registro de asistencia.

Si llega una inspección a una sola tienda

Con registro centralizado, puedes sacar el reporte de esa sucursal, del periodo que pidan, en el mismo formato que el de cualquier otra. Sin llamar al encargado ni buscar la libreta. El reporte debería incluir, por persona, los días trabajados, las horas, las horas extra y el estado del acuerdo de registro.

Las disposiciones de la STPS sobre el registro entran en vigor el 1 de enero de 2027 y, al cierre de esta nota, no se han publicado. Pueden definir el formato exacto. Un sistema que ya junta todo en un solo lugar se adapta más fácil que seis métodos distintos.

Preguntas frecuentes

¿Cada sucursal es un centro de trabajo distinto?

En general, cada establecimiento con su propia dirección se trata como centro de trabajo. Por eso conviene poder sacar el reporte por sucursal, además del total.

¿Puedo poner una tolerancia distinta en cada tienda?

Puedes, pero complica la nómina y genera reclamos de trato desigual. Si hay una razón operativa, escríbela en la política.

¿Qué hago si en una sucursal no hay buena señal?

Revisa la conexión de la tienda antes de elegir el método. Una tablet conectada al internet del local suele resolverlo mejor que depender de los datos del celular de cada persona.

Fuentes

• Ley Federal del Trabajo, texto vigente (Cámara de Diputados)
• Diario Oficial de la Federación
• Secretaría del Trabajo y Previsión Social